Mediante el informe de visita de control N° 002-2019-OCI/2137-VC, realizado por el Órgano de Control Institucional (OCI) de la Municipalidad de Olmos al archivo central de la comuna, se advirtió de serias deficiencias en el estado del espacio que acopia miles de documentos de vital importancia; así como de otras condiciones que pondrían en riesgo la preservación del material guardado.
Entre los aspectos relevantes que indica el documento de inspección, se detalla que “la infraestructura del archivo central no reúne las condiciones adecuadas para la conservación y almacenamiento de la información, generando el riesgo de que la documentación sufra deterioro y se afecte su contenido”.
Asimismo, el informe de 26 páginas precisa que “parte del acervo documentario de la entidad se encuentra almacenado dentro de sacos y cartones, en contacto directo con el suelo y sin contar con un orden y registro, generando el riesgo de que se extravíe y no se asegure la integridad física de la documentación.
No obstante, la forma en que se almacena los documentos no es el único problema que presenta el archivo central de la municipalidad de Olmos, sino, que a este se suma que, según el documento del OCI, “no se ejecuta el proceso archivístico de eliminación de documentos, generando el riesgo de saturación, hacinamiento de los ambientes de los archivos periféricos y equipos disponibles.
De igual forma, el órgano de control señala “falta de limpieza, mantenimiento y dotación de equipos mínimos de protección y seguridad, así como mobiliario adecuado y operativo para el personal, generando el riesgo de afectación a la salud del personal y que no realice eficientemente las funciones asignadas”.
Además, la Contraloría expone que la entidad, en este caso la municipalidad distrital de Olmos, “no cuenta con normativa interna que regule el proceso archivístico y las funciones del personal responsable, generando el riesgo que los requerimientos de información se atiendan de manera incorrecta e inoportuna”.
Para concluir, el OCI especifica la “ausencia de un plan de prevención y recuperación de información, ante un siniestro o evento fortuito, generando el riesgo de pérdida total de la información valiosa e histórica del distrito de Olmos”.
CONFIRMA
Quien se pronunció luego de emitido el informe de visita de control de la OCI, fue el regidor de Olmos, Luis Odar Soplopuco, quien confirmó la deplorable situación en la que se encuentra el archivo central de la comuna olmana; mostrando su preocupación por la gran cantidad de documentación que podría perderse si es que no se toma las previsiones.
“Esas oficinas (del archivo central) no están acondicionadas para mantener la documentación de nuestra municipalidad. Sí, efectivamente, conozco esa área, y pues no es un espacio adecuado para poder resguardar la documentación tan importante que data desde hace muchos años atrás”, sostuvo el concejal.
Finalmente, Odar Soplopuco apuntó que, hasta el momento, no se ha abordado el tema del archivo central de la comuna olmana; a pesar de que la visita de control se realizó durante el mes pasado; y del conocimiento que existe sobre la situación.
